AG d'InPACT Occitanie 2020 en différé : mode d'emploi, documents et modalités de vote


Cette année, l'Assemblée générale d'InPACT Occitanie n'a pas pu se tenir comme d'habitude dans le cadre d'un séminaire au mois de mars.
On s'est dit que, vu les occupations de chaque réseau membre et vu le nombre de participant-e-s aux précédentes AG, on pourrait non seulement l'organiser à distance, mais aussi en différé... logiquement il devrait y avoir plus de votant-e-s!

Donc tout part d'ici...! Sur cette page vous trouverez tout ce qu'il faut pour une AG 2020 statutaire adaptée aux circonstances :
- une présentation du processus
- les rubriques correspondant aux votes statutaires avec les liens vers les documents correspondants
- la présentation du système de vote

>>> Pour les candidatures au Conseil d'administration (résolution 6)
Vous trouverez ici un tableau partagé présentant la liste des administrateurs 2019.

Chacun peut intervenir sur le tableau pour modifier ou ajouter son ou ses représentant-e-s jusqu'au dimanche 15 novembre inclu.



>>> En cas de problème technique...
>>> Pour discuter des questions mises au vote, sur le fond, ou poser des questions...
... C'est par ici !
(suivre les instructions sur Framateam pour créer un compte et accéder à chaque liste de discussion privée... oui ok, il faut créer un compte, mais on s'en servira encore après!)

Vous pouvez voter à partir du lundi 16 novembre jusqu'au lundi 30 novembre minuit.



InPACT Occitanie regroupe actuellement 10 membres, avec chacun 1 voix :
Accueil Paysan Occitanie, ARDEAR Occitanie, Réseau Boutiques Paysannes Occitanie, FR CIVAM Occitanie, Association Marchés Paysans 34, Nature&Progrès 11, Solidarité Paysans Occitanie, Terracoopa, Terre de Liens LR et Terre de Liens MP.

Liste des résolutions soumises au vote
1) Rapport d'activité 2019 = 1 vote (de validation, avec ou sans modification)
2) et 3) Comptes 2019 (compte de résultat et bilan comptable)= 2 votes
  • Vote 1 : résultat 2019 négatif: maintien du déficit ou répartition entre les membres participant au programme région 2019
  • Vote 2 : quitus aux responsables légaux
4) Vote sur le montant de l'adhésion = 1 vote
5) Nouveaux membres pas de nouveaux candidats mais question de Terre de Liens LR + Terre de Liens MP + Terre de Liens Occitanie = 1 vote (à confirmer)
6) Vote sur la reconduction des membres du conseil d'administration ou nouveaux (binômes titulaire/suppléant-e) = 1 vote sur la liste présentée dans le tableau partagé
7) Budget prévisionnel 2020 = 1 vote

Accès aux documents et explications
Plus bas sur cette page, vous trouverez une rubrique par résolution, avec le lien vers le ou les documents.

Pour échanger, poser des questions techniques, s'exprimer sur le fond des décisions à prendre
On met en place une messagerie privée et sécurisée où chacun peut s'exprimer jusqu'au 30 novembre.
En cliquant sur ce lien, vous accédez à une page invitant à créer un compte Framateam, qui vous permettra de rejoindre l'équipe "AG InPACT Occ" où il y a deux canaux privés de discussion:
- Discussions sur le fond
- Problèmes techniques

Modalités de vote
Chaque votant (= chaque structure membre) recevra un mail qui ressemble à ceci.

Une seule adresse mail valide et à laquelle le votant a accès peut être utilisée par structure membre.

Par défaut (sauf avis contraire de la structure membre) c'est l'adresse mail du représentant titulaire au Conseil d'administration actuel qui sera utilisée (voir tableau partagé pour les candidatures au CA, résolution 6).
Ce mail vous donne accès à l'ensemble des résolutions (1 à 7), et aux boutons de vote OUI / NON / Abstention pour chaque résolution.

Attention: vous ne recevrez le mail qu'une seule fois, conservez-le bien au chaud le temps de prendre connaissance des documents!


Les votes sont ouverts à partir du lundi 16 novembre, jusqu'au lundi 30 novembre minuit.


Modifier son vote
Jusqu’à l’heure de clôture du vote, il vous est possible de revenir sur votre choix, en cliquant à nouveau sur le lien reçu par mail.
Accès aux résultats
Dès la séquence de vote clôturée, vous pouvez accéder aux résultats en ligne, toujours via le lien reçu par email.
Clé de contrôle
Chaque votant reçoit, dans le mail d’accès, une « clé de contrôle » : un code à six chiffres, unique pour chaque votant. Une fois les résultats publiés, il est possible de retrouver ses votes via l’onglet « traces des votes exprimés », en recherchant la clé de contrôle correspondante.


Le rapport d'activité 2019 est disponible ici.

Il a été co-rédigé par les "pilotes" des différentes actions réalisées en 2020.

Si vous avez des observations à partager ou des modifications à suggérer, rendez-vous sur le canal de discussion "Discussions sur le fond" (après vous être connecté-e sur Framateam, cf. explications dans "Présentation du processus").

Résolution 1
Même si ce n'est pas un vote statutaire, il s'agit de répondre à la question:
"Appouvez-vous le rapport d'activité 2019 ?"
Vous pouvez consulter/télécharger :
- le compte de résultat 2019 simplifié
- le compte de résultat 2019 détaillé
- le bilan comptable 2019 simplifié

Le résultat 2019 présente un déficit de 2926,20 euros.
Explications:
- il n'y a pas eu d'arbitrage après déclaration des jours de chaque structure pour écrêter au niveau du montant des subventions (2325,20 euros).
- la prestation compta a été prise en compte après le calcul de la répartion prévisionnelle des jours par structure pour 2019 (601 euros).

La proposition est de choisir entre conserver le résultat déficitaire ou répartir le déficit entre les structures membres, au prorata de la facturation 2019, pour équilibrer le compte de résultat.
Vous pouvez consulter/télécharger le tableau de facturation 2019 et la proposition de répartition du déficit.

Résolution 2
Choix concernant le résultat déficitaire 2019 de 2926,20 euros:
  • Conserver le résultat déficitaire.
  • ou
  • Répartir le déficit entre les structures membres au prorata de la facturation 2019 pour équilibrer le compte de résultat.
Résolution 3
Quitus aux responsables légaux pour les comptes 2019 d'InPACT Occitanie
  • OUI/NON/Abstention
Le montant de la cotisation annuelle voté lors de la dernière assemblée générale pour adhérer à InPACT Occitanie est de 100 euros minimum par structure membre.
La proposition est de reconduire ce montant pour 2020.

Résolution 4
"Approuvez-vous le montant de 100 euros minimum pour la cotisation annuelle 2020?"
Il n'y a pas de nouvelle demande d'adhésion à InPACT Occitanie en 2020.

Par contre, Terre de Liens a créé une structure Occitanie, il y a donc 3 structures: Terre de Liens LR, Terre de Liens MP, Terre de Liens Occitanie.

La proposition: maintenir la représentation actuelle en attendant que Terre de Liens Occitanie s'organise en interne pour une seule représentation au CA d'InPACT Occitanie.


Résolution 5
"Approuvez-vous le maintien de la représentation de Terre de Liens Occitanie par ses deux membres des ex-régions Terre de Liens LR et Terre de Liens MP ?"

La règle de composition du Conseil d'administration d'InPACT Occitanie:

un-e représentant-e titutaire et un-e représentant-e suppléant-e par structure membre.


Proposition:
- reconduction des représentants 2019 sauf avis contraire des structures avant le 16 novembre inclus.
- nouveau représentant-e pour Nature&Progrès (vacant en 2019)

Vous trouverez ici un tableau partagé présentant la liste des administrateurs 2019. Chacun peut intervenir sur le tableau jusqu'au dimanche 15 novembre inclu, pour modifier ou ajouter son ou ses représentant-e-s.

Résolution 6
"Approuvez-vous la représentation des membres d'InPACT pour le Conseil d'administration telle que présentée dans le tableau partagé?"

Le programme d'action 2020 est résumé dans ce tableau partagé

- 1er onglet = répartition prévisionnelle des budgets par action et par structure membre (en nombre de jours consacrés à l'action).
- Onglets 1 à 20 = descripion des actions (certaines sont "en sommeil").
- Onglet "Valorisation bénévolat" = pour pouvoir chiffrer le bénévolat dans le bilan annuel.
- Onglet "Bilan facturation" = pour synthétiser la facturation de chaque structure membre en fin d'année.
- Les actions Montpellier Métropole n'apparaissent plus car elles sont organisées directement par l'équipe InPACT 34, même si InPACT Occitanie porte le budget.

Budget prévisionnel 2020 mis à jour au 31 octobre 2020

sur lequel vous pouvez inscrire des commentaires.

Résolution 7
"Approuvez-vous le budget prévisionnel 2020 tel que présenté dans le document joint?"
Chaque votant (= chaque structure membre) recevra un mail qui ressemble à ceci.

Une seule adresse mail peut être utilisée par structure membre.

Par défaut (sauf avis contraire de la structure membre) c'est l'adresse mail du représentant titulaire au Conseil d'administration actuel qui sera utilisée.
Ce mail vous donne accès à l'ensemble des résolutions (1 à 7), et aux boutons de vote pour chaque résolution.
Après avoir fait votre choix pour chaque résolution, cliquez sur "Je vote!" tout en bas à gauche, et voilà!

Attention: vous ne recevrez le mail qu'une seule fois, conservez-le bien au chaud le temps de prendre connaissance des documents!


Les votes sont ouverts du lundi 16 novembre jusqu'au lundi 30 novembre minuit.